Satın Alma Yönetimindeki İlkeler

Eylül 24, 2021Eylül 24, 2021 admin 0 yorum

Bir Ürün veya Hizmetin Satın Alma Süreci Nasıl Olmaktadır?

Bir ürün ya da hizmeti satın almak istiyorsak ilk olarak pazar araştırması yapmamız gerekmektedir. Pazar arayışı yaparken pazarda alternatif üretimlere de dikkat etmeliyiz. Satın alma süreci ilk olarak işletmelerin tedarikçilerden malzeme, parça ya da ürün kaynaklarını satın alma talebi ile başlar ve ilgili işletme departmanının satın alınan hizmet ya da ürün için gerekli olan tüm kaynak ve malzemelerin teslim alınması ile sona ermektedir. Satın alma sürecini daha detaylı ele alacak olursak;

İşletmede satın alma departmanı satın alma talebini başlatır. Talep eden departmanın istediği hizmet, malzeme, parça ya da ürünün açıklamaları belirlenir. Belirlenen talebin miktarı, kalitesi, teslim tarihlerini, teslim yeri ve son olarak işletmenin adını içeren bir doküman oluşturur.
İşletme talep ettikleri ürün ve hizmetleri tedarik edebilecek tedarikçiyi aramaya başlar. Tedarik değerlendirme derecesi, tedarik seçiminde etkili olmaktadır
Tedarikçisini bulan satın alma departmanı tedarikçiye sipariş verir. Tedarikçi ile pazarlık bu aşamada gerçekleşmektedir.
Sipariş veren işletme siparişini takip etme sürecine başlar. Olası gecikmeler tedarikçi tarafından departmana iletilir. Sipariş ürün miktarların değişimler oldu ise departman bölümü tedarikçiye bildirmektedir.
Tedarikçilerden gelen ürünler, sipariş eden departman tarafından kalite ve miktar yönüyle kontrol edilir ve eğer işletmenin istediği kriterlere uyuyorsa tedarikçilerden teslim alınmaktadır. Gelen mallar istenilen şartları sağlamıyorsa tedarikçiye iade edilir. Teslim alınan ürün bilgileri tedarikçi değerlendirme dosyalarına işlenir.
Satın alınan malzemelerin ve parçaların maliyetlerini en aza indirmek ve performanslarını en yükseğe çıkarmak amacıyla ürün ya da hizmet değer analizleri yapılır ve sonuçlar kayıt altında tutulur.

Satın Alma Yönetiminde Kullanılan İlkeler

Satın alma yönetimde; işletmelerin paralarında kâr oranını artırmak, üretimdeki kaliteyi yükseltilmek üzere tedarikçilerden satın alacakları ürün, malzeme, hammadde ve ya hizmetleri belirlemek ve doğru tedarikçiyi seçmek için bazı yönetim ilkelerinden yararlanmaktadır.

Ayrım Gözetmeme

İşletmelerin tedarikçi seçimlerinde satın alacakları ürünler, hizmetler, yükleniciler için tekliflerin maliyetleri ve önerilen kaliteler dışında ayrım yapılamaz.

Adil Rekabet

Rekabetin oluşmaması için güçlü nedenler ve objektif sebepler olmadığı sürece imzalanan sözleşmelerde rekabet ortamı yaratılmamalıdır. İşletmelerin tek bir tedarikçi ile işlerini yürütmesi parasının daha verimli kullanılmasını sağlamaktadır.

Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması

Şartname; satın alınacak mal, hizmet teknik özelliklerini belirten ve alım işlemini sırasında hukukî, ticarî, malî esas ve usullerini gösteren resmi belgelerdir. Teklif eden işletmeler, müşterilerinin ihtiyaçlarını net olarak bilmezlerse, birbirleri ile yarışamazlar. Şartnameler, herkes tarafından kabul edilen hukuksal güvenceleri garanti altına almalı, kalite güvence standartlarını ve uygun belgelendirme koşullarını uygun hazırlanmalıdır.

Etkin Duyuru

İhale ilanları uygun sosyal medya kanalları ile duyurulmalıdır. İhale ilanlarının ulusal, yerel medya organlarında ve internet ortamında yayınlanması sağlanmalıdır. İşletme, ihale ilanlarını internet sitesinde, ziyaretçilerin kolayca görebileceği yere koymalıdır.

Yeterli Süre Tanınmaması

Satın alma çalışmaları yürütülürken; ihalenin veya satın alma ilanını yayınladıktan sonra tedarikçilere verilen sürelerin belirlenmesinde ihale konusu işin özellikleri dikkate alınmalı ve başarılı teklif hazırlayabilmeleri için tedarikçilere zaman tanınmalıdır.

Uygun Objektif Kriterlerin Kullanımı

İşletmelerin değerlendirme ölçütlerinde, çıkar ilişkisi meydana getirilebilecek ve herhangi bir kişi, firma, kurum/kuruluş veya markayı ön plana çıkaracak ayrımcılığa yer verilmez. Değerlendirme sürecinde kullanılacak ölçütler, katılan tedarikçilerin tarafsız bir ortamda, eşit şartlar altında ve rekabet koşullarında yarışmalarını sağlayacak objektif ölçütler olmalıdır.

Kayıtların Tutulması

Satın alma faaliyetleri ihale süreçlerinde kayıt altına alınmalı, işletme ve diğer ilgili kurumlar tarafından yapılacak denetimlerdeki yetkili kişiler için incelemeye açık tutulmalıdır. Satın alma faaliyetleri içerindeki tüm yazışmalar, faturalar ve raporlar kısacası tüm mali belgeler eksiz bir şekilde kayıt altına alınmalı ve kayıtların son ödeme tarihi başlangıcından itibaren geçen en az 5 yıl süreyle saklanması gerekmektedir.